Trudna sztuka e-komunikacji

Kto ja jestem?

Jeśli rozpoczynasz z kimś rozmowę, lub po raz pierwszy wysyłasz e-mail, to wypada się przedstawić. Kto Ty jesteś, skąd masz namiar i dopiero w jakiej sprawie piszesz. A nie „ani me, ani be, ani kukuryku” i od razu coś chcesz.

Swego czasu dostałem e-mail w postaci mniej więcej takiej: „Mam komputer taki a taki, problem z tym i z tym, co to może być? Proszę o szybką odpowiedź, mój adres cośtam@gdzieśtam.pl”. I fajnie – pierwszy raz widzę ten e-mail na oczy, jedyne dane nadawcy to właśnie ten e-mail. Jak to można potraktować poważnie, skoro nadawca tego listu nie traktuje mnie poważnie?

Stwórz sobie sygnaturkę z imieniem i nazwiskiem i niech się wkleja automatycznie do każdej wiadomości. Uzupełnij pole „Od:” o jakieś informację, bo „goły” adres e-mail nikomu nic nie mówi i utrudnia znalezienie konkretnej wiadomości. Pomyśl o tym, żeby adresat Twojej wiadomości nie musiał siedzieć godzinami i rozgryzać kto do niego napisał, tylko żeby mógł od razu skojarzyć i odpowiedzieć.

Temat – to pole nie gryzie!

Posiedźmy kilka minut i pomyślmy, po co ktoś wymyślił w Twoim ulubionym, za przeproszeniem, Outlooku takie pole jak „Temat”. Zajmuje to miejce w okienku gdzie piszę list, kolumna ta zajmuje domyślnie prawie połowę miejsca w okienku z nowymi wiadomościami, gdy mam powiadomienie SMSem o poczcie to też mi wysyła głównie zawartość tego pola… No co za kretyn to wymyślił, nie?

Skoro jednak od ponad 30 lat to pole istnieje w programach pocztowych, to chyba ma ono jakiś cel istnienia, prawda? Nie wypełnia się tego pola emotkami (” :) „), nie zostawia się go pustego ani nie wpisuje się tam steku bzdur, tylko temat danej wiadomości… Czemu? Ano dlatego, żeby m.in.:

• można było łatwo znaleźć później tego konkretnego mejla pomiędzy setką innych
• można było odczytując SMSa z powiadomieniem o poczcie gdzieś z dala od kompa szybko określić, czy dana wiadomość może być ważna i należy szukać najbliższej kawiarenki internetowej, czy może to sobie spokojnie leżeć do wieczora
• można było spokojnie włączyć opcję grupowania korespondencji w wątki w swoim programie pocztowym

…i tak dalej, i tak dalej… Naprawdę trafia człowieka, gdy dostajesz email z pustym tematem: widzisz informację, że w folderze powinna się znajdować nowa wiadomość, ale za nic w świecie nie możesz jej zlokalizować. A przecież normalnie program zaznacza, gdzie się pojawia nowy mejl – czy to pogrubieniem (nowa wiadomość) lub podkreśleniem (nowa wiadomość w danym wątku). No tak, ale jeśli ten email wlatuje w „wątek” zupełnie innych trzydziestu wiadomości bez tematu, to za nic nie podkreślisz tematu, który nie istnieje, czyli nie zobaczysz, że w danej grupie wiadomości jest coś nowego.

Jeśli nie masz aż takiej ambicji, żeby przeszukiwać swoją 100MB skrzynkę, to po prostu wybierasz opcję „Zaznacz wszystkie jako przeczytane” i znika info o nowej wiadomości. I potem niech sobie ta osobia biadoli, że jej wiadomość do Ciebie nie dotarła – jeśli nie zaadresuje poprawnie koperty, to list też nie dojdzie…

Korespondencja masowa i prywatność

Wysyłasz e-mail do x-nastu (-dziesięciu? -set?!) osób naraz? Super, pamiętaj, jednak o kilku sprawach, bo możesz nabawić się wielu nieprzyjemonści

Po pierwsze – osoba taka musi wyrazić zgodę na otrzymywanie takiej wiadomości. Do szewskiej pasji doprowadza mnie taki email rozesłany do pięciuset osób z notką „Twój e-mail znalazłem na jakiejś stronie, wysyłam tego mejla, bo może Cię to zainteresować”. Zgiń, przepadnij! Wyślę Ci kiedyś pudło ze zdechłym szczurem, bo Twój adres znalazłem kiedyś w książce adresowej i może jesteś zainteresowany weterynarią, to będziesz miał preparat do sekcji. Happy?

Po drugie – nie waż się wpisywać tych wszystkich e-maili w jawne pola „Do” i „CC” (tudzież Outlookowe „DW”). Czemu? Bo tą listę widzi każdy. Może sobie nie życzę, żeby wszyscy Twoi znajomi (i nieznajomi, znajomi znajomych i ci, których adresy znaleziono na jakiejś stronie…) poznali mój adres email. Trafi to do jakiegoś spamera i potem do ukichanej śmierci będę otrzymywał debilne łańcuszki, reklamy itp. Ileż to ja już razy otrzymałem wiadomość, gdzie po kliknięciu na rozwinięcie listy odbiorców, najpierw program przetwarzał to kilkanaście (sic!) sekund, a potem pokazał mi listę nawet 500 adresów! Następnym razem poświęcę się, zapisze wszystkie te adresy na jakąś grupę dyskusyjną dla kochających inaczej z dopiskiem „Z pozdrowieniami – [namiary nadawcy]”…

Jak Ty do mnie piszesz?!

Poświeć te kilka chwil na to, żeby napisać ten email poprawnie. Takie magiczne słówka: interpunkcja, ortografia, literówki, akapity itp. Okaż mi swoim emailem szacunek, nie każ mi czytać syfu. Krzyknę raz jeszcze: BYKOM STOP!

Łańcuszki? Nie, dziękuję…

Nie uszczęśliwiaj nikogo na siłę, nie wysyłaj masy niepotrzebnych rzeczy. Łańcuszkom stanowczo mówię NIE.

Coś jeszcze mnie wyjątkowo drażni? Najwyżej będzie druga część tekstu…

Wpis opublikowany 8 listopada 2005
Tagi: email, everything, gadu-gadu, gg, internet, netykieta, poczta
Kategorie: Bez kategorii

Komentarze do wpisu "Trudna sztuka e-komunikacji"